Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw oogarts een dossier aanmaakt. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook gegevens van anderen, bijvoorbeeld van uw huisarts of verwijzend specialist, kunnen aan het dossier zijn toegevoegd. Sommige gegevens worden elektronisch vastgelegd, in het ziekenhuisinformatiesysteem. Deze elektronische gegevens hebben we nodig voor de planning van afspraken en de wachtlijstregistratie. Een beperkt aantal gegevens wordt gebruikt voor de financiële administratie.
Verzoek om kopie of samenvatting van uw dossier
Als u uw dossier wilt inzien, dan kan dit op twee manieren. U kunt uw dossier op papier opvragen of digitaal gegevens uit uw dossier ontvangen:
- Op papier: u ontvangt binnen vier weken een afdruk van uw dossier.
- Digitaal: u ontvangt binnen drie werkdagen een digitaal bestand met daarin de basisgegevens, medische gegevens en brieven (klik hier voor uitleg) uit uw medisch dossier. Dit is minder uitgebreid dan de afdruk op papier.
Opvragen dossier
Om een verzoek voor inzage / kopie van uw dossier in te dienen, kunt u het formulier via de roze knop hieronder opvragen. Mail het ingevulde formulier naar: uwgegevens@oogziekenhuis.nl.
Indien u kiest om het afschrift persoonlijk op te komen halen, wordt er telefonisch contact met u opgenomen zodra het afschrift klaarligt. Voor de keuze om het afschrift aangetekend te laten bezorgen, raden wij u aan om de PostNL app in de gaten te houden.
Alleen schriftelijke verzoeken voorzien van een handtekening en een kopie van uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs worden in behandeling genomen. Uw verzoek wordt binnen vier weken na ontvangst uitgevoerd, tenzij dit verzoek in strijd is met het belang van iemand anders dan uzelf of met een wettelijke bepaling.
Digitaal opvragen beknopt dossier
Let op: Op dit moment is het niet mogelijk een beknopt dossier op te vragen. Dit heeft te maken met ons nieuwe informatiesysteem waar we sinds kort mee werken. We zijn er druk mee bezig om het sturen van een beknopte dossier weer mogelijk te maken.
Als u de beknopte versie van uw dossier digitaal wilt opvragen, stuur dan een kopie van uw paspoort, rijbewijs of identiteitskaart naar ons toe door te klikken op de onderstaande knop. Wij sturen u dan per beveiligde e-mail binnen 3 werkdagen een digitaal bestand met gegevens uit uw dossier.
Instructie aanvraagproces:
- Klik hieronder op de knop "Digitaal aanvragen van gegevens uit uw dossier”.
- Vul uw naam, telefoonnummer en e-mailadres in en klik op "Volgende".
- U ontvangt een e-mail op het opgegeven e-mailadres met een code erin. Vul deze code in onder "Verifiëren" en klik op "Volgende".
- Vul onder "Aan" het e-mailadres uwgegevens@oogziekenhuis.nl in.
- Klik op "Browse", selecteer het bestand van de digitale kopie van uw paspoort, rijbewijs of identiteitskaart en klik op "Openen". Klik daarna op "Volgende".
- Klik direct weer op "Volgende".
- Klik op "Transactie starten".
- De digitale kopie van uw paspoort, rijbewijs of identiteitskaart is nu ontvangen door Het Oogziekenhuis, u ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail. Binnen drie werkdagen ontvangt u een digitaal bestand met gegevens uit uw dossier.
Uw rechten
U heeft recht op een afschrift (kopie) van de gegevens uit uw patiëntendossier. Het gaat om de gegevens die in Het Oogziekenhuis Rotterdam zijn verzameld. Wij verstrekken geen gegevens die door een behandelaar of een andere persoon buiten Het Oogziekenhuis zijn verzameld of opgesteld. U kunt de gegevens aangetekend naar uw huisadres laten versturen of op afspraak ophalen bij de oogartsenadministratie van Het Oogziekenhuis. Meer informatie over een afschrift van uw dossier, vindt u op het formulier 'afschrift persoonsgegevens'.
Iemand anders machtigen
Ook kunt u anderen (bijvoorbeeld de bedrijfsarts of zorgverzekeraar) machtigen tot het ontvangen van een afschrift van uw dossier. Meer informatie hierover vindt u op het 'machtigingsformulier afschrift dossier'. Onderaan deze pagina vindt u een toelichting op het machtigingsformulier.
Inzage in uw dossier
Daarnaast kunt u een verzoek tot inzage in uw dossier indienen. Hiervoor kunt u een afspraak maken. U dient uw legitimatiebewijs mee te nemen naar Het Oogziekenhuis Rotterdam. Zonder geldig legitimatiebewijs en een gemaakte afspraak is inzage niet mogelijk. Voor medische vragen dient u een afspraak te maken met uw behandelend arts.
Als u vindt dat de gegevens in uw dossier inhoudelijk fout zijn, dan kunt u uw behandelend arts vragen deze te corrigeren. U kunt uw behandelend arts ook vragen een door u opgestelde aanvulling op de gegevens aan het dossier toe te voegen.
Daarnaast kunt u uw behandelend arts verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen als u vindt dat deze feitelijk fout of niet relevant zijn.
Wie hebben er inzicht in uw gegevens?
Artsen en medewerkers uit Het Oogziekenhuis Rotterdam die bij de directe zorgverlening zijn betrokken, mogen uw gegevens inzien. Voorbeelden zijn de spreekuurassistent en de verpleegkundige. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor hun taak. Uw privacy wordt beschermd. Artsen hebben een beroepsgeheim en medewerkers van het ziekenhuis hebben een geheimhoudingsplicht.
Onderwijs en wetenschappelijk onderzoek
Het Oogziekenhuis Rotterdam is een opleidingsinstituut. Naast de opleiding van artsen, verpleegkundigen en paramedici wordt er wetenschappelijk onderzoek verricht. Dit betekent dat uw gegevens gebruikt kunnen worden voor onderwijs en onderzoek. Dit gebeurt alleen met uw toestemming of met gegevens die niet tot uw persoon herleidbaar (anoniem) zijn.
Waarborgen van kwaliteit
Het Oogziekenhuis Rotterdam streeft er voortdurend naar om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Om die reden beschikt het ziekenhuis over een kwaliteitsmanagementsysteem, waaronder een intern toetsingssysteem behoort. Voor deze kwaliteitssystemen kan het nodig zijn om gegevens uit uw patiëntendossiers in te zien. Heeft u hier bezwaar tegen, meldt u dit dan tijdens uw bezoek.
Beveiliging van uw patiëntengegevens
Het Oogziekenhuis Rotterdam zorgt er voor dat uw gegevens niet kwijtraken of in onbevoegde handen komen. Ook zijn strenge regels opgesteld voor het gebruik en de beveiliging van de gegevens in het ziekenhuisinformatiesysteerm.
Toelichting bij het machtigingsformulier
Hieronder volgt een toelichting bij het machtigingsformulier:
Wij nemen uw aanvraag niet in behandeling:
- zonder een kopie van uw geldige legitimatiebewijzen;
- zonder handtekeningen.
Aanvraag kopie / inzage in het medisch dossier door patiënt zelf vanaf 12 jaar
- Patiënten vanaf 12 jaar en ouder hebben altijd recht op inzage in hun medisch dossier en/of een afschrift van hun medisch dossier.
- Een aanvraagformulier ‘afschrift medisch dossier’ kan gedownload worden via www.oogziekenhuis.nl.
Aanvraag kopie / inzage in dossier van een patiënt jonger dan 12 jaar
- Ouders en voogden van kinderen jonger dan 12 jaar hebben recht op inzage en afschrift van het medisch dossier van hun kind.
- Indien derden een kopie van / inzage willen in het medisch dossier van een patiënt jonger dan 12 jaar, is hiervoor schriftelijke toestemming nodig van de (met het ouderlijk gezag belaste) ouders of wettelijk vertegenwoordiger.
- Bij kinderen jonger dan 12 jaar met gescheiden ouders dient de aanvragende ouder op schrift te verklaren de gezagdragende ouder te zijn.
Aanvraag kopie / inzage in dossier van een patiënt van 12 jaar en ouder
- Een minderjarige van 12 jaar en ouder heeft een zelfstandig recht op inzage / een kopie van zijn medisch dossier. Toestemming van de (met het ouderlijk gezag belaste) ouders of wettelijk vertegenwoordiger is hiervoor niet nodig.
- De ouders van een kind van 12 jaar en ouder kunnen inzage in / een afschrift van het medisch dossier van hun kind krijgen, mits betrokken kind hen schriftelijk heeft gemachtigd. Dit kan via het machtingsformulier.
- Zonder schriftelijke toestemming van de minderjarige die 12 jaar of ouder is, wordt geen medische informatie aan ouders en aan derden verstrekt.
Aanvraag kopie / inzage in dossier door anderen dan patiëntzelf (12 jaar en ouder).
- Derden zoals arbo-artsen, advocaten en familie kunnen alleen een kopie medisch dossier /inzage in het medisch dossier van een patiënt krijgen indien de betrokken patiënt hem of haar hiertoe schriftelijk heeft gemachtigd. Deze machtiging kan via het machtigingsformulier.
- De gemachtigde moet zich hierbij altijd legitimeren.
Aanvraag kopie / inzage dossier na overlijden patiënt
Bij een verzoek voor een (gedeeltelijk) afschrift van het medisch dossier van overleden patiënten gelden strengere eisen. De arts maakt een belangenafweging tussen enerzijds het (zwaarwegende) belang van de nabestaande bij afgifte en anderzijds het belang van privacybescherming van de overleden patiënt. De arts die bij de behandeling betrokken is geweest, beslist of de toelichting voldoende is om het beroepsgeheim na het overlijden van de patiënt te doorbreken.
Vragen?
Heeft u vragen over de procedure of het formulier, dan kunt u contact opnemen met de oogartsenadministratie door te mailen naar: uw gegevens@uwgegevensoogziekenhuis.nl